C贸mo dominar los fundamentos de la contabilidad de la construcci贸n
La contabilidad es un componente cr铆tico de las operaciones de cualquier empresa, pero a menudo se pasa por alto su importancia. En el sector de la construcci贸n, los problemas contables suelen aparecer como cuestiones secundarias, como la gesti贸n de la tesorer铆a, el env铆o o recepci贸n de pagos atrasados y la p茅rdida de rentabilidad.
Las empresas constructoras de 茅xito deben desarrollar y comprender s贸lidas pr谩cticas de contabilidad empresarial para mantenerse viables en un sector competitivo y notorio por sus reducidos m谩rgenes.
En este art铆culo se analizan los aspectos b谩sicos de los procesos de contabilidad de la construcci贸n y qu茅 hace que la contabilidad de la construcci贸n sea diferente de la de otros sectores.
Conceptos b谩sicos de contabilidad de la construcci贸n
La contabilidad es un t茅rmino gen茅rico que engloba la forma en que una empresa mantiene todos sus activos en orden, desde el dinero hasta el inventario. El equipo de contabilidad controla el movimiento de los activos dentro y fuera de una organizaci贸n. Este proceso es fundamental para controlar la rentabilidad y mantener la transparencia de las actividades financieras.
La contabilidad de la construcci贸n sigue los mismos principios contables b谩sicos que se aplican a cualquier otra empresa. Sin embargo, algunas grandes diferencias en el funcionamiento del sector hacen que los procesos de contabilidad de la construcci贸n sean un poco m谩s complejos. Principalmente, los cambios se derivan de la naturaleza basada en proyectos de los proyectos de construcci贸n.
Toda la estructura de costes puede cambiar de un proyecto a otro, dependiendo de la ubicaci贸n del trabajo, el propietario, las condiciones de trabajo y el precio de mercado actual de la mano de obra y los materiales.
Adem谩s, se aplica un nuevo contrato para cada trabajo que realiza un contratista, y cada contrato puede asignar los costes de forma diferente.
He aqu铆 algunas de las principales formas en que la estructura de la construcci贸n basada en proyectos modifica las pr谩cticas contables:
Costes fluctuantes
La contabilidad tradicional suele tratar con costes constantes, pero los costes cambian con frecuencia en el sector de la construcci贸n, a veces en cada nuevo proyecto. Las distintas ubicaciones de los proyectos de construcci贸n pueden afectar al coste contractual de la obtenci贸n de permisos para iniciar las obras, y los costes laborales var铆an mucho de una regi贸n a otra.
Las 贸rdenes de cambio, habituales en muchas empresas de construcci贸n, tambi茅n suelen alterar los costes de cada proyecto. Un sistema de contabilidad de la construcci贸n debe reflejar los nuevos cargos despu茅s de cada orden de cambio para que los contratistas puedan determinar la rentabilidad continua de un proyecto.
Diversas categor铆as de servicios
La construcci贸n requiere varias categor铆as de servicios, a menudo cambiantes, como consultor铆a e ingenier铆a, productos f铆sicos, equipos y mano de obra y dise帽o.
Propiedad de los costes
En muchas empresas, los gastos generales son f谩ciles de determinar. Piense en c贸mo una peluquer铆a podr铆a calcular sus costes empresariales: la peluquer铆a cobra al cliente por un corte de pelo pero asume los gastos de n贸minas, productos para el cabello y equipamiento.
En la construcci贸n, puede resultar m谩s complicado discernir los gastos generales de la obra que el contratista incluye en los gastos empresariales de los costes del proyecto, que ser谩n responsabilidad del propietario. Por ejemplo, un contratista general puede cubrir el coste del alquiler de equipos, pero repercutir los costes de mano de obra al propietario.
Necesidades 煤nicas
Todo esto hace que sea muy complicado crear y mantener pr谩cticas contables coherentes en toda la empresa. Por eso, muchas empresas de la construcci贸n han adoptado un m茅todo denominado c谩lculo de costes por proyecto, que permite a las empresas hacer un seguimiento de los costes proyecto a proyecto.
La construcci贸n tiene necesidades contables diferentes que requieren pr谩cticas contables espec铆ficas.
Pr谩cticas contables habituales en la construcci贸n
A pesar de todos estos retos, las empresas de construcci贸n disponen de unos cuantos m茅todos contables diferentes para hacer un seguimiento de los gastos e ingresos. El m茅todo de un contratista puede depender de sus preferencias personales o de las caracter铆sticas de los trabajos que la empresa realiza habitualmente.
Criterio de caja o de devengo
La contabilidad de caja es un m茅todo sencillo para contabilizar gastos e ingresos: cuando se recibe un pago, la contabilidad de caja registra el ingreso en el sistema. Cuando la empresa paga una factura, el sistema contable resta el importe del total. La contabilidad de caja no mira al futuro ni al pasado : lo que ocurre en el momento actual se refleja como la realidad de la empresa.
El principio de devengo funciona como el balance de un talonario de cheques. Cuando la empresa obtiene ingresos al alcanzar un hito de facturaci贸n (haya llegado o no el pago), se registran en el sistema contable. Del mismo modo, cuando se produce un gasto, el sistema contable registra los honorarios sustra铆dos aunque la empresa a煤n no haya pagado la factura.
Sin embargo, estos sistemas contables son tan simplistas que no siempre reflejan con exactitud la situaci贸n de un proyecto. Una empresa puede haber comprado los materiales necesarios para las fases 1 y 2 de un proyecto, pero s贸lo haber completado y facturado la fase 1: los sistemas de contabilidad de caja o de devengo mostrar铆an una profunda p茅rdida en el proyecto hasta la fecha. Los proyectos de mayor envergadura se vuelven demasiado complejos para que este sistema contable refleje con exactitud su salud financiera y su progreso, lo que puede explicar por qu茅 las empresas m谩s peque帽as con proyectos de menores ingresos son las que m谩s a menudo utilizan la contabilidad de caja.
Porcentaje completado
Un segundo sistema contable mide la rentabilidad de un proyecto en funci贸n de su progreso relativo. Puede presentar mejor una imagen clara de la salud financiera del proyecto durante todas las fases de su realizaci贸n.
Como su nombre indica, los contratistas que utilizan el m茅todo del porcentaje de obra terminada calculan sus ingresos en un proyecto en funci贸n del porcentaje de obra terminada. El contratista cuenta los gastos e ingresos peri贸dicamente a medida que avanza la obra. Comparando estas cifras con el coste total estimado y los ingresos que producir谩 el proyecto, el contratista puede ver c贸mo se compara el progreso real con las expectativas.
Aunque este m茅todo utiliza estimaciones como base de comparaci贸n, puede producir la imagen m谩s precisa de la rentabilidad de un proyecto. Por este motivo, el porcentaje de obra terminada se considera elmejor m茅todo para la contabilidad de la construcci贸n, sobre todo en proyectos de varios a帽os de duraci贸n que abarcan varios periodos de beneficios.
Contrato finalizado
El m茅todo del contrato completo contabiliza todos los ingresos y gastos una vez finalizado el proyecto. Es entonces cuando el contratista registra los beneficios o p茅rdidas de la obra.
Este m茅todo funciona mejor cuando se utiliza en proyectos de construcci贸n muy cortos. Puede beneficiar al contratista al permitirle diferir los beneficios de un proyecto a otro periodo impositivo, minimizando as铆 sus implicaciones fiscales. Antes de probarlo, aseg煤rese de que est谩 permitido seg煤n las normas fiscales de su regi贸n.
Buenas pr谩cticas para la contabilidad de la construcci贸n
1) Calcule el coste de sus trabajos con la mayor precisi贸n posible
Calcular correctamente los gastos y el presupuesto es fundamental para fijar el precio de cada proyecto y obtener un beneficio bruto por su trabajo.
2) Mantenga registros precisos como si su empresa de construcci贸n dependiera de ello
Porque puede que s铆. Registre la informaci贸n de los recibos y facturas de cada gasto o ingreso empresarial relacionado. El software de contabilidad puede facilitar este proceso y hacerlo m谩s preciso.
3) Conserve copias digitales de los estados financieros
Las copias digitales de recibos, facturas y estados financieros proporcionan una copia de seguridad a prueba de fallos y permiten acceder a los datos financieros desde cualquier lugar.
4) Encuentre la estrategia fiscal que m谩s le convenga
Tenga en cuenta sus m茅todos de reconocimiento de ingresos, el tipo y el calendario de los proyectos que suele aceptar y su estructura empresarial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de su empresa de construcci贸n.
Lleve bien la contabilidad de la construcci贸n
Cualquier estrategia contable depende en 煤ltima instancia de cifras exactas para calcular las p茅rdidas y ganancias y la rentabilidad prevista de un proyecto. Los registros digitales de todos tus gastos e ingresos pueden facilitar las buenas pr谩cticas contables y mantener el rumbo de tus proyectos.
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