Cuando un contratista firma un contrato de prestaci贸n de servicios de construcci贸n, espera de buena fe que se le pague r谩pidamente. A veces hay factores que complican las cosas y retrasan los pagos. Cuando eso ocurre, puede causar estragos en las empresas implicadas y en sus relaciones mutuas. Uno de los pasos que puede dar un contratista para cobrar y salvar esas relaciones es enviar una carta de reclamaci贸n.
Una carta de reclamaci贸n es una nota formal en la que se pide a alguien que cumpla su parte de un acuerdo. Puede utilizarla como paso previo antes de iniciar un procedimiento judicial por incumplimiento de contrato. Puedes escribir una carta de reclamaci贸n cuando un contratista no venga a terminar tu cuarto de ba帽o o no cumpla la garant铆a acordada sobre la obra terminada.
En muchos casos, las empresas de construcci贸n env铆an cartas de reclamaci贸n de pagos atrasados, y ese es el tipo de carta de reclamaci贸n en el que se centrar谩 este art铆culo.
驴Para qu茅 sirve una carta de reclamaci贸n?
Cuando terminas un proyecto de construcci贸n o alcanzas un hito de pago predeterminado en un proyecto, tu empresa env铆a una factura por el trabajo terminado y el dinero adeudado. Las facturas suelen incluir condiciones de pago, incluida la fecha en la que espera recibir la compensaci贸n por su trabajo. Si el dinero nunca llega, el siguiente paso ser铆a enviar una carta de reclamaci贸n.
La construcci贸n ha estado plagada de retrasos en los pagos, en parte debido a las complejas relaciones que intervienen en cualquier proyecto de construcci贸n. Un contratista general puede tener que esperar a que los promotores le paguen para poder pagar a sus subcontratistas. Los obreros, a su vez, tienen acuerdos contractuales separados con los subcontratistas que les pagan.
Para a帽adir una complicaci贸n adicional, el propietario puede depender de pr茅stamos bancarios para pagar al promotor y desencadenar el primer domin贸 de pagos.
Para acabar con algunos de los retrasos en los pagos, el y han creado leyes de pronto pago, que obligan a cada entidad a pagar una factura en un plazo determinado de d铆as desde su recepci贸n. Las leyes ayudan, pero requieren un poco de participaci贸n por tu parte. Si no te pagan a tiempo, puede que tengas que dar un peque帽o empuj贸n a las empresas con saldos pendientes.
驴Cu谩ndo debo escribir una carta de reclamaci贸n?
Puede utilizar una carta de reclamaci贸n como parte de su arsenal de cobros tanto si
- no han recibido el pago de una factura,
- has recibido un cheque, pero el remitente ha suspendido el pago,
- o el cheque rebot贸 cuando intentaste cobrarlo.
Piense en una carta de reclamaci贸n como su 煤ltimo recurso antes de presentar una demanda ante los tribunales. Puede considerar el aviso como una medida de buena voluntad, ya que proporciona al destinatario un aviso antes de que usted emprenda acciones legales por demora en el pago. Esa buena voluntad puede ser suficiente para preservar algunas relaciones profesionales; si es suficiente para alentar un acuerdo r谩pido, podr铆a ahorrar a todos los implicados mucho tiempo y dinero en una disputa de pago.
C贸mo redactar una carta de reclamaci贸n
Una carta de reclamaci贸n es una correspondencia comercial formal. Debe incluir su nombre completo, el nombre de su empresa, toda su informaci贸n de contacto y los mismos datos sobre el destinatario.
Argumente de forma l贸gica y basada en hechos por qu茅 debe cobrar. Tu carta debe incluir todos los detalles pertinentes sobre tu trabajo, la factura que enviaste y cu谩ndo esperabas el pago. Incluya 迟补尘产颈茅苍:
- Exigencia de una cantidad de dinero espec铆fica
- C贸mo debe efectuarse el pago (por ejemplo, en su totalidad o mediante pagos incrementales).
- Un plazo razonable que d茅 al beneficiario tiempo suficiente para examinar sus registros para confirmar que le debe dinero y reunir los fondos necesarios.
- Las consecuencias si no recibes el dinero (como el hecho de que emprender谩s acciones legales).
Adjunta toda la documentaci贸n que demuestre que se te debe dinero, como el contrato, facturas y pruebas de que el trabajo est谩 terminado.
Env铆e la carta por correo certificado y pida un recibo de entrega para sus archivos. Guarde 迟补尘产颈茅苍 una copia de la carta. Si tiene que llevar el asunto a los tribunales, no debe haber ninguna duda sobre lo que envi贸 y cu谩ndo lo envi贸.
Consecuencias de la morosidad
El retraso en el pago de sus facturas puede ser catastr贸fico para su empresa. Dado que las empresas de construcci贸n experimentan un flujo constante de gastos, un retraso en la entrada de efectivo puede
- Retrasar el ritmo de pago a subcontratistas, trabajadores o proveedores, destruyendo las relaciones que mantienen el buen funcionamiento de su empresa.
- Le costar谩 pagar m谩s intereses por los pr茅stamos de explotaci贸n
- Provocar retrasos en los proyectos (que tienen sus propios costes asociados).
- Mantenga a su personal de contabilidad y cuentas por pagar ocupado buscando dinero
Aunque una carta de requerimiento puede ser una herramienta 煤til para fomentar los pagos, el pago puntual de la factura original sigue siendo el mejor escenario posible.
驴C贸mo puedo evitar tener que enviar una carta de reclamaci贸n?
Por mucho que nos gustar铆a, no podemos controlar lo que hacen los dem谩s. Que te paguen o no seg煤n tus facturas no est谩 bajo tu control.
Sin embargo, la rapidez con la que le pagan puede tener una relaci贸n directa con sus pr谩cticas de cuentas por pagar y facturaci贸n. 驴Hasta qu茅 punto se toma en serio la puntualidad en los pagos? La correspondencia con sus clientes debe reflejarlo.
Aqu铆 tienes algunos consejos que pueden animar a tus socios a pagar r谩pido:
- Especifique en el contrato todas las condiciones de pago pertinentes
- Incluya detalles 别蝉辫别肠铆蹿颈肠辞蝉 en las facturas sobre cu谩ndo vence el pago. Nada ambiguo como "14 neto", sino t茅rminos como "vencimiento del pago el" y los intereses o tasas que se devengar谩n si el pago se retrasa.
- Elimine tantas barreras al pago como pueda. Al enviar una factura digital con 吃瓜新闻, puede incluir un hiperv铆nculo para el pago directamente en la factura.
- Seguimiento frecuente. 吃瓜新闻 le permite enviar recordatorios de pago, para que pueda cobrar m谩s pagos atrasados con mayor rapidez.
Una declaraci贸n clara de sus expectativas de pago puede contribuir en gran medida a fomentar el pago puntual. Tambi茅n puede ayudar que el pago sea tan f谩cil como hacer un par de clics con el rat贸n, por ejemplo 吃瓜新闻.
Si tiene que enviar una carta de reclamaci贸n, h谩galo de forma objetiva y profesional, detallando el trabajo realizado, la fecha de pago prevista y las consecuencias de no cobrar. Enviar una carta de reclamaci贸n antes de emprender acciones legales puede ahorrarle mucho tiempo, dinero y molestias, y de paso salvar algunas relaciones profesionales.
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