Las cuentas por cobrar son el alma de una empresa. Automatizar el proceso para hacerlo m谩s r谩pido y preciso puede abrir su negocio a pagos m谩s consistentes y ahorrar tiempo y frustraciones a su personal de cuentas por cobrar.
Hay pocas cosas tan cruciales para la salud de una empresa como la entrada de dinero. Cuando los cobros son lentos, el capital circulante se agota y puede obligar a detener el trabajo, dejando a una empresa contratista en una situaci贸n desesperada.
Pero gestionar las cuentas por cobrar puede suponer mucho trabajo. Los equipos de cuentas por cobrar se ponen en contacto con los equipos sobre el terreno para determinar el progreso de los proyectos, crear facturas y perseguir a los clientes para que paguen.
Cobrar no deber铆a ser tan dif铆cil. En este art铆culo se describen las mejores pr谩cticas para el proceso de cuentas por cobrar y, a continuaci贸n, se muestra c贸mo la automatizaci贸n puede ayudar a que el proceso sea m谩s r谩pido y sencillo.
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Mejores pr谩cticas de facturaci贸n para mantener sus cuentas por cobrar en orden
El primer paso para encarrilar los procesos de cuentas por cobrar es conseguir que el dinero entre por la puerta. Ponga en orden su facturaci贸n manteniendo buenos h谩bitos de facturaci贸n.
Cree facturas puntuales y detalladas para que los clientes sepan lo que est谩n pagando.
No es probable que los clientes env铆en dinero si no env铆as una factura. Adem谩s, la factura tiene que hacer que el pago sea lo m谩s r谩pido y sencillo posible. Una buena factura es detallada y directa y permite a los clientes saber qu茅 m茅todos pueden utilizar para pagar la factura. Debe incluir:
- El nombre de su empresa, direcci贸n e informaci贸n de contacto, y la misma informaci贸n para sus clientes.
- Una descripci贸n de los servicios que ha prestado
- La fecha de la factura y la fecha de finalizaci贸n del trabajo
- Un n煤mero de factura para un mejor seguimiento
- Informaci贸n de pago, como 吃瓜新闻 o a nombre de qui茅n hacer el cheque
No descuide sus facturas C贸mo y cu谩ndo creas tus facturas puede influir en tus tasas de pago y plazos.
No deje dinero sobre la mesa: recuerde facturar las 贸rdenes de cambio.
Las cosas pueden complicarse cuando hay que cobrar a los clientes un importe superior al de la oferta original debido a alteraciones en el plan de construcci贸n. Sin embargo, la mayor铆a de los contratos no prev茅n gastos generales suficientes para cubrir los costes de trabajos adicionales inicialmente imprevistos. Utiliza contratos formales de orden de cambio para acordar el trabajo a帽adido y sus costes, y luego fact煤ralo en el siguiente ciclo de facturaci贸n programado. Una vez m谩s, utilice una facturaci贸n detallada para que su cliente sepa d贸nde se aplican los cargos.
Seguimiento
Por desgracia, enviar una sola factura no siempre es suficiente para que le paguen. Su factura puede perderse en las bandejas de entrada de sus clientes. Un seguimiento con recordatorios amables es una estrategia eficaz para evitar la morosidad. 吃瓜新闻 facilita la notificaci贸n de facturas impagadas a los clientes con un solo clic.
Allanar el camino
Facilite a las personas ocupadas el pago de sus facturas. Cree facturas digitales sencillas y detalladas que dejen claro lo que est谩 facturando. Con 吃瓜新闻puedes incluso crear un enlace de pago para tus clientes. Pueden iniciar sesi贸n para ver las facturas pagadas y pendientes y pagarle en cuesti贸n de minutos. Al evitar las complicaciones de los m茅todos de pago tradicionales, puedes animar a tus clientes a pagar m谩s r谩pido y evitar la morosidad.
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Por qu茅 debe automatizar sus cuentas por cobrar
Los procesos manuales requieren demasiado tiempo. El env铆o de facturas, la conciliaci贸n de cuentas y la correcci贸n de errores consumen tanto tiempo que el personal de oficina se queda sin tiempo. Los expertos los equipos financieros dedican el 90% de su tiempo al cierre financiero de un proyecto, y s贸lo el 10% a analizar sus cifras. En otras palabras, el trabajo manual repetitivo consume un tiempo precioso que los empleados podr铆an utilizar para hacer avanzar la empresa. Libere a su equipo para tareas m谩s estrat茅gicas, como analizar los datos de los proyectos para determinar flujos de trabajo m谩s eficaces, automatizando esas onerosas tareas manuales que implica la gesti贸n de las cuentas por cobrar.
Retenci贸n de clientes
Racionalizar las cuentas y sus procesos de cobro mejora la y la retenci贸n porque tambi茅n ahorra tiempo y molestias a los clientes. Retener a los clientes merece la pena: puede costar hasta siete veces menos que captar nuevos clientes, y vender a clientes existentes que vender a nuevos clientes potenciales.
Mejora del flujo de caja
El flujo de caja se refiere al dinero que entra y sale de su empresa a lo largo del tiempo. Un flujo de caja saludable deja suficiente en las cuentas para mantener su negocio en funcionamiento y cubrir los gastos inmediatos que puedan surgir. Su proceso de cuentas por cobrar afecta en 煤ltima instancia a su proceso de cuentas por pagar.
La gesti贸n de la tesorer铆a es mucho m谩s sencilla cuando los pagos son constantes y predecibles , es decir, cuando los clientes pagan sus facturas a tiempo. La automatizaci贸n de las cuentas por cobrar facilita a los clientes el pago de sus facturas, y los sistemas de pago en l铆nea hacen que el dinero llegue m谩s r谩pidamente a sus cuentas.
Mayor transparencia
Se acab贸 la fe ciega en que el cheque est谩 en el correo. 吃瓜新闻 le permite hacer un seguimiento de los pagos desde el momento en que sus clientes pulsan enviar hasta que los fondos llegan a su cuenta. Con esta informaci贸n, sus equipos financieros pueden tomar mejores decisiones financieras sobre el gasto de dinero en su empresa de construcci贸n y gestionar mejor ese flujo de caja tan importante.
Permite que los empleados se centren en otra cosa
Olv铆dese de perseguir facturas individuales, de cotejar los recibos de pago con los registros contables y de realizar un seguimiento manual de las facturas pendientes. que los equipos de cuentas anuales que automatizan estos procesos mejoran su productividad en un 67%. Adem谩s, el uso de 吃瓜新闻 para sus cuentas por cobrar significa que ya no tendr谩 que conducir hasta sus clientes para recoger los cheques o hasta el banco para cobrarlos.
Con 吃瓜新闻, ahora puede conectar su cuenta de Quickbooks Online, importar todas las facturas impagadas e incluso enviar autom谩ticamente solicitudes de pago a trav茅s de 吃瓜新闻 a los usuarios con facturas pendientes. Cuando llegue el pago, el sistema marcar谩 autom谩ticamente la factura como pagada en su programa de contabilidad.
Esa mejora de dos tercios en la productividad crea tiempo para que el personal de su oficina aumente los beneficios financieros mediante el an谩lisis de datos para ayudar a su empresa a ser m谩s eficaz en general.
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Ventajas de la automatizaci贸n de cuentas por cobrar
La automatizaci贸n de las cuentas por cobrar devuelve a su empresa parte de su recurso m谩s importante: el tiempo. Conectar su sistema de contabilidad de la construcci贸n al sistema de pagos en l铆nea de 吃瓜新闻tambi茅n le ayudar谩 a evitar retrasos en los pagos, errores en la introducci贸n de datos, mejorar la seguridad y obtener su dinero en efectivo m谩s r谩pidamente.
Proteja su flujo de caja y supere los repetitivos flujos de trabajo diarios automatizando sus cuentas por cobrar con 吃瓜新闻. Empiece gratis hoy mismo.
